El copy-paste manual entre herramientas es invisible
El comercial cierra un deal en el CRM. Alguien lo copia al ERP. Alguien lo notifica en Slack. Alguien crea el proyecto en Asana. Alguien genera la factura. Alguien manda el bienvenida. Cinco personas, una hora cada una, por cada deal. Y nadie cobra esa hora.
La automation de workflows elimina ese trabajo invisible. Datos saltan solos entre las herramientas que ya usas, sin Zapier caro ni soluciones black-box.
Cómo lo construimos
1. Mapa de flujos críticos
Listamos contigo los flujos repetitivos: “cuando entra un lead nuevo → X, Y, Z”, “cuando se gana un deal → A, B, C”, “cuando un cliente cancela → D, E”. Sólo automatizamos los que aportan ROI claro.
2. n8n / Make self-hosted
Usamos n8n self-hosted (open source, datos tuyos, sin coste por operación) para la mayoría de casos. Make.com (Integromat) cuando hay integraciones con vendors enterprise que sólo soportan Make. Zapier sólo como último recurso por coste.
3. Triggers + acciones
Cada flujo tiene: trigger claro (webhook, evento de CRM, schedule), pasos definidos (con lógica condicional si toca), acciones idempotentes (que se pueden re-ejecutar sin romper nada).
4. Mantenimiento continuo
Los flujos se rompen cuando cambian las APIs upstream. Tenemos un servicio mensual de monitor + fix: si un flujo falla, lo detectamos antes que tu equipo, lo arreglamos, te lo contamos.
Ejemplos típicos de flujos
- Lead llega de Meta Ads → entra al CRM con campaña y campos enriquecidos → notifica al SDR → crea task en Asana.
- Cliente cierra contrato → crea proyecto en Asana → crea cliente en ERP → envía welcome → invita al canal de Slack.
- Cliente cancela → desactiva en CRM → factura pro-rateada en ERP → notifica al success → entrada al churn dashboard.
- Factura vence → recordatorio automático cliente → si pasa 7 días, escala a finance → si pasa 14 días, paraliza servicio.
Cuándo NO recomendamos esto
- Si tus herramientas críticas no tienen APIs (sistema legacy desktop): la automatización no puede operar.
- Si tus procesos cambian cada semana: automatizar lo que se va a cambiar la semana siguiente es derroche.
- Si tu volumen es muy bajo (5 deals al mes): el setup no compensa.
Datos en tu casa
n8n self-hosted significa que tus datos no salen de tu infraestructura excepto cuando van a las APIs que tú decides. No hay Zapier de por medio leyendo todo lo que pasa. Es importante para B2B, regulados, o cualquiera que quiera dormir tranquilo.
Stack que usamos
- n8n self-hosted (Docker, Hetzner o tu cloud).
- Make.com como complemento cuando hay integraciones enterprise.
- Cloudflare Workers para flujos simples y de alto volumen.
- Monitoring custom con Slack alerts.
Empezamos por una sesión de diagnóstico
Antes de presupuestar el setup completo hacemos una sesión de 90 minutos. Miramos juntos tus flujos actuales (incluso los que sostienes con post-its), tu stack y los procesos que más duelen y salimos con una recomendación honesta: si este servicio encaja con tu momento, o si conviene empezar por otra cosa.
Esa sesión no la cobramos. Si te interesa, cuéntanos.