De PDF entrante a sistema operativo, en minutos
Un PDF llega por email. Alguien lo lee. Alguien copia datos al ERP. Alguien archiva el original. Alguien busca un dato 6 meses después y no lo encuentra. El procesamiento manual de documentos es donde mueren las horas de tu equipo administrativo.
Construimos pipelines completos: desde la entrada del documento (email, scan, upload) hasta la salida en tu sistema (ERP, CRM, base de datos), con extracción IA, validación humana donde toca y archivo automático. Operaciones documentales, no extracción aislada.
Cómo lo construimos
1. Auditoría de tipos de documento
Antes de tocar nada, mapeamos qué documentos entran realmente en tu organización: facturas, contratos, albaranes, fichas técnicas, CVs, expedientes, justificantes. Por cada tipo: volumen mensual, complejidad de extracción, criticidad. El pipeline lo diseñamos para lo que tienes, no para un caso ideal.
2. Ingesta multi-canal
Email dedicado, drop-folder en S3, formulario web, scan-to-server. Conectamos las vías por las que de verdad entran los documentos a tu equipo. Sin obligar a nadie a cambiar de hábitos.
3. Extracción + validación
Cada documento pasa por modelos vision (Claude Vision, GPT-4 Vision) según el tipo. Los campos críticos se validan automáticamente: el IVA cuadra, el NIF es válido, el total coincide. Los que no pasan validación se marcan para revisión humana con el dato concreto destacado.
4. Integración con tus sistemas
Los datos extraídos van al ERP (Holded, Dolibarr, SAP), CRM, base de datos o el sistema que sea. Los originales se archivan en S3 / Drive con metadatos para búsqueda futura. Cada documento procesado deja un trail completo. Auditable, trazable, recuperable.
Tipos de pipeline que solemos montar
- AP / facturas de proveedores: ingesta → extracción → cruce con OC → aprobación → ERP.
- Contratos legales: extracción de fechas, importes, cláusulas → ficha en CRM → alertas de vencimiento.
- Fichas técnicas de producto: extracción de specs → PIM → web automática.
- Albaranes vs pedidos: ingesta del albarán → cruce con pedido → flag de discrepancias.
- Onboarding documental: nuevos clientes/empleados con paquete de docs → extracción → workflow de validación.
Diferencia con Document IA
El producto Document IA resuelve la pieza de extracción: convertir un PDF en JSON estructurado. Document Processing es el pipeline completo: ingesta, extracción, validación, integración, archivo, auditoría. Si necesitas sólo extraer datos, el primero te basta. Si necesitas que los documentos dejen de tocarse a mano de punta a punta, este es el camino.
Qué cambia cuando esto funciona
- Tu equipo administrativo recupera 20-40 horas semanales que se iban en transcripción manual.
- Los errores de transcripción tienden a cero — la validación cruzada los caza antes de llegar a sistema.
- Auditorías y compliance se vuelven triviales: cada decisión tiene su trail trazable.
- Documentos recibidos a las 23h se procesan a las 23:01 — la operativa no espera al horario laboral.
Cuándo NO recomendamos esto
- Si tu volumen es bajo (<30 documentos/mes): el setup no compensa frente al manual.
- Si tus documentos son cada uno único (consultoría a medida): no hay patrones que automatizar.
- Si tu sistema destino no tiene API (legacy desktop): la integración no es viable.
Privacidad
Para sectores regulados (banca, salud, legal) trabajamos con modelos vision on-prem (Qwen2.5-VL 72B, InternVL3) en infraestructura tuya o nuestra europea. Tus documentos no salen a APIs estadounidenses. Más caro de operar, pero defendible ante auditor.
Stack que usamos
- Claude Vision / GPT-4 Vision como extractor principal.
- n8n self-hosted para orquestación del pipeline.
- S3 / Google Drive para archivo con metadatos.
- API directa al ERP / CRM / sistema destino.
Empezamos por una sesión de diagnóstico
Antes de presupuestar el setup completo hacemos una sesión de 90 minutos. Revisamos contigo qué documentos entran, qué se hace hoy con ellos, qué cuello de botella duele más. Salimos con una recomendación honesta: por dónde empezar, qué pipeline aporta ROI más rápido, qué dejar como está.
Esa sesión no la cobramos. Si te interesa, cuéntanos.