Un ERP al que se le puede preguntar
Dolibarr es un ERP de código abierto: clientes, proveedores, presupuestos, facturas, cobros y catálogo, sin licencia por usuario. Lo interesante no es instalarlo —eso lo hace cualquiera— sino lo que se le puede poner encima.
Nosotros llevamos la gestión de BAI sobre Dolibarr, y le hemos construido un puente para poder preguntarle en castellano. Escribiendo «cómo va el negocio» se obtiene, en un segundo, la cartera de clientes y proveedores, lo facturado, lo cobrado, lo pendiente, lo que está vencido y con cuántos días de retraso, y el estado de los presupuestos abiertos. Sin abrir el ERP, sin exportar a una hoja, sin esperar a que alguien monte el informe.
No es una demostración preparada. Es la herramienta con la que miramos nuestras propias cuentas todos los días.
La parte que nadie cuenta: la escritura
Conectar una inteligencia artificial a tu ERP suena bien hasta que piensas qué pasa si se equivoca. Un modelo que puede emitir facturas es un modelo que puede emitir facturas mal, a un cliente que no era, por un importe que no era.
Por eso nuestro puente no escribe. Propone, y una persona aprueba. El circuito es este:
- La IA prepara una propuesta y enseña las peticiones exactas que ejecutaría. Nada de «voy a crear un presupuesto»: se ve el presupuesto entero antes de existir.
- Tú apruebas o rechazas, y el rechazo lleva motivo escrito.
- Solo entonces se ejecuta.
Las propuestas quedan archivadas en cuatro carpetas —pendientes, aprobadas, rechazadas y fallidas—, así que siempre hay un registro de qué se propuso, qué se aprobó y qué salió mal.
Dos usuarios, no uno
Por debajo hay dos usuarios distintos dentro del ERP. El que usa la IA para leer tiene veintiocho permisos de lectura y cero de escritura: aunque quisiera, no puede tocar nada. El de escritura lo usa únicamente el aprobador, y tiene una lista blanca de nueve operaciones: crear terceros, contactos, presupuestos y peticiones de precio. Ni validar, ni enviar, ni borrar, ni facturas, ni bancos.
La diferencia con «hemos configurado permisos» es que aquí el límite está en dos sitios a la vez: en el código, que no tiene ninguna operación de escritura, y en los permisos del propio ERP. Para que fallara habría que romper los dos.
Hasta dónde llega la garantía
Somos igual de claros con el límite. Esto protege la vía del ERP; no convierte el servidor entero en una caja fuerte. Quien tenga acceso de administrador al servidor sigue teniendo acceso de administrador al servidor, y podría leer la clave de escritura desde fuera del circuito.
Para cerrar también esa vía, la clave se puede cifrar con una contraseña que solo sabe el dueño y que hay que teclear en cada aprobación. Preferimos explicar dónde acaba la garantía a venderte una que no existe.
Para quién tiene sentido
Para quien ya tiene un ERP y no lo mira. El dato está dentro, pero sacarlo cuesta tanto que se acaba decidiendo de memoria. Aquí el problema no es el ERP: es la distancia entre el dato y la pregunta.
Para quien paga licencias por usuario y tiene más gente que necesita consultar que gente que necesita escribir. Preguntar cómo va el mes no debería costar una licencia.
Para quien lleva la facturación en una hoja de cálculo y ha llegado al punto en que un error ya cuesta dinero, o en que nadie sabe cuál es la versión buena del fichero.
Para quien tiene el CRM por un lado y la facturación por otro. Ahí el trabajo no es cambiar nada: es conectarlos. Lo contamos en la página del CRM a medida.
Cuándo no
Cuando el ERP actual funciona y el equipo lo domina. Migrar un ERP es caro, lento y arriesgado. Si el tuyo hace su trabajo, la conversación correcta es conectarlo mejor, no cambiarlo.
Cuando lo que falta es un proceso, no una herramienta. Un ERP no ordena una empresa desordenada: la retrata. Si nadie sabe quién aprueba un gasto, el ERP no lo va a decidir.
Cuando el dato de partida está sucio. Migrar un catálogo con precios desactualizados y clientes duplicados produce un sistema nuevo con los errores viejos, y encima con aspecto de fiable.
Preguntas que nos hacen
¿Dolibarr sirve para una empresa pequeña? Sí, y es donde más se nota, porque el coste por usuario de las alternativas pesa mucho cuando el equipo es pequeño. Lo que hay que dimensionar bien es quién lo mantiene.
¿Se puede conectar con lo que ya usamos? Tiene interfaz de programación, así que sí en la mayoría de casos. Lo que decide la respuesta no es Dolibarr: es si la otra herramienta deja salir sus datos.
¿Es seguro dejar que una IA lea la facturación? Leer y escribir son riesgos distintos. Leer, con un usuario sin permisos de escritura, es equivalente a darle acceso a un informe. Escribir es lo que hay que cercar, y por eso aquí no escribe.
¿Qué pasa si el puente se cae? El ERP sigue funcionando como siempre. El puente es una capa encima: si desaparece, se pierde la comodidad de preguntar, no la gestión.
Cómo empieza
Con una auditoría de lo que ya hay: qué sistema usas, qué datos tiene dentro, cuáles están limpios y cuáles no. De ahí sale si el camino es migrar, conectar, o simplemente poner una capa de consulta encima de lo que ya funciona. Muchas veces es la tercera, y es la más barata.